Como escolher o processo, medir o antes, rodar um piloto de IA em 4 a 6 semanas e montar o resumo que a diretoria precisa para aprovar a expansão.
Um piloto de IA é a implantação de um agente ou de uma automação em um único processo de um setor, por 4 a 6 semanas, com a medida de antes e depois. Ele existe para responder à diretoria três perguntas com dado da própria empresa: funciona no nosso processo, quanto tempo e quanto erro economiza, e quanto custa levar para outros processos. Quem pesquisa IA dentro da empresa quase nunca é quem aprova o orçamento. Um piloto bem montado é o que transforma a ideia do gestor em decisão da diretoria.
1. Escolha o processo certo
O melhor primeiro processo é repetitivo, tem regra clara e acontece muitas vezes por mês. Bons candidatos são a conferência de notas contra o pedido, a cobrança de títulos vencidos, a resposta de status de pedido, a abertura e a triagem de chamados de pós-venda e a checagem de documentos antes de um envio. Use estes critérios para decidir:
- Acontece toda semana do mesmo jeito, com volume de dezenas a centenas por mês.
- A regra cabe em uma página: o que entra, o que se confere, o que se faz.
- Os dados estão em um sistema ou planilha que dá para acessar.
- Existe uma pessoa do setor que conhece o processo e pode validar o resultado.
- Um erro no começo é fácil de corrigir e não chega ao cliente sem revisão.
2. Meça o antes
Antes de começar, anote quantas vezes o processo acontece por mês, quantos minutos cada execução leva, quantas pessoas participam e com que frequência algo sai errado ou precisa ser refeito. Sem esse número, o piloto termina em opinião. Com ele, termina em uma conta que a diretoria entende: horas devolvidas à equipe, erros evitados e prazo cumprido.
3. Defina o que o agente faz sozinho
Liste o que fica automático e o que passa pela aprovação de uma pessoa. Consultar, classificar, preparar e avisar costumam ser automáticos. Pagar, emitir nota, assinar contrato e responder reclamação de cliente costumam pedir aprovação. Essa lista é o que tranquiliza a diretoria sobre risco, e cada ação fica registrada para auditoria.
4. Rode o piloto em 4 a 6 semanas
| Semana | O que acontece |
|---|---|
| 1 | Diagnóstico com três exemplos reais do processo, do início ao fim, com as exceções. |
| 2 | Desenho do piloto e proposta por escrito com prazo, valor e custos mensais separados. |
| 3 e 4 | Construção do agente e integração com o sistema por API, banco de dados ou exportação. |
| 5 e 6 | Operação assistida: a pessoa do setor acompanha, os casos fora da regra são ajustados e o resultado é medido. |
5. Monte o resumo para a diretoria
- O que é: um agente de IA que executa um processo do setor nos sistemas atuais, com aprovação humana no que é crítico.
- O que precisou: um processo, uma pessoa do setor, acesso ao sistema e as políticas que o agente segue.
- Quanto custou: a implantação e os custos mensais de terceiros, como API de IA e servidor.
- O resultado: horas da equipe antes e depois, erros e retrabalho antes e depois.
- O risco: o que o agente faz sozinho, o que pede aprovação e como desligar se for preciso.
- O próximo passo: qual processo entra depois e por que sai mais rápido, já que a integração existe.
Piloto bom termina com um número da própria empresa, não com uma demonstração.
Equipe OttoErros que derrubam um piloto
- Começar por um processo que depende de julgamento caso a caso.
- Escolher um processo com pouco volume, em que a economia não aparece.
- Não medir o antes e depender de impressão para avaliar o resultado.
- Tentar integrar cinco sistemas no primeiro piloto.
- Rodar sem uma pessoa do setor dona do processo.
A Otto monta o piloto com prazo e valor fechados por escrito e entrega o resumo pronto para a diretoria. Veja como funciona a automação de processos com IA, compare consultoria de IA e desenvolvimento e confira quanto custa automatizar processos com IA antes de levar a proposta. O primeiro passo é o diagnóstico gratuito.